Formato Modelo De Minuta

Quizás hayas escuchado la palabra Minuta más de una vez, y como esta puede utilizarse para detallar varias cosas, es importante que sepamos para qué nos puede ser útil. Esta es una palabra que deriva del latín minuta que significa “borrador”.

¿Qué es una Minuta?

Esta palabra define varios tipos diferentes de documentos que tienen la oportunidad de ser utilitarios. Todos tienen en común que son pequeños en tamaño y comúnmente no tienen valor legal. Esto tomando presente que comúnmente se utilizan como un comprendio previo o posterior a un hecho.

Algunas de las utilidades de la minuta son las siguientes:

De reunión: esta se utiliza para realizar un comprendio de una reunión. En ella se tienen dentro los puntos escenciales de aquello que se discutió y las selecciones que se tomaron.
Minuta de contrato: este es un tipo de borrador que se hace de un futuro archivo legal. Oséa que este no tiene ningún valor. Tan sólo se utiliza para detallar los puntos escenciales que formarán un contrato pero sin lograr. Es el borrador que se ejecuta para corroborar los puntos antes de redactar el contrato final que será legal.
Constitución de una empresa: del mismo modo que el tipo previo, es una clase de borrador que se ejecuta para dejar por sentado datos y descripción de la actividad que llevará a cabo una compañía antes de llevarlo a notariar.

Para los efectos de este artículo hablaremos específicamente sobre las minutas de reunión que son las más recurrentes en el ámbito empresarial.

Utilidad de una Minuta de Reunión

Cuando se hace una reunión, este tipo de documentos son escenciales para llevar un control sobre lo que se habla en esa reunión. La idea es registrar los temas que son tratados así como las conclusiones a las que se llega y los acuerdos que hayan quedado establecidos. Además, trabaja como una comunicación siendo usada para darle a abarcar tanto a los que estuvieron en la reunión como a quienes no, lo que se discutió y las conclusiones a las que se llegó.

Estructura de una Minuta

Este tipo de archivo debe ser fácil y propósito. Es una manera específica de agrupar esa información tal es así que se entienda exactamente y sin prestar lugar a confusiones. Este archivo debe contener los próximos elementos:

  • Datos de la reunión: es escencial integrar datos como la fecha y el sitio en el que se brinda a lugar la reunión que se reseña. Además se tienen que denominar la multitud ayudantes a la misma detallando quién fue la persona que dirigió la reunión.
  • Agenda: se tienen que detallar los temas que se cree tratar en la reunión.
  • Temas discutidos: hay que ser muy específico en detallar cuáles de los temas que se había propuesto debatir se conversaron y cuáles no. Para esos que no se discutieron hay que detallar la causa de por qué no se incluyeron en la reunión.
  • Acuerdos: una vez discutidos los objetivos si se llega a algunas conclusiones o acuerdos, estos tienen que verse reflejados en la minuta. Si hubo votación, hay que detallar la proporción de votos a favor y en contra.
  • Acciones: cuando se tomen selecciones y se confirmen las acciones primordiales estas tienen que ser anotadas. Con ellas, de ser escencial, se colocarán los datos de la multitud o departamentos causantes de estas acciones.
  • Firmas: todos los ayudantes a la reunión tienen que firmar la minuta como signo de que la información reflejada es la precisa.

Cómo escribir una minuta

Para que sea más fácil puedes realizar un formato de este archivo que sea útil para las reuniones de tu compañía u organización. Esta es una aceptable idea para que no olvides ningún apunte que consideres importante. Ejecuta un formato que consigas imprimir y llenar en cada reunión de tu compañía.

Al ser el resumen de una reunión la información que se ponga debe ser aquella que se determine importante. La idea es que sea fácilmente leíble y comprensible por todos los que la reciban. Los puntos básicos son los mismos.

Trata de estar alerta de las cosas en las reuniones largas. Puedes, en tanto que poseas permiso de los presentes, puedes grabar la reunión para que no olvides ningún aspecto. Lo destacado es que la transcripción se realize de manera instantánea en tanto que la información sigue fría en tu memoria para no olvidar ningún aspecto.

Consejos para llevar a cabo una minuta

  • Aunque no hay un formato en si para esta clase de archivo, lo verdaderamente aconsejable hacer uno, para no omitir algún elemento que se considere primordial.
  • Recuerda que es el resumen de la actividad social, por lo cual las propiedades nombradas tienen que predominar (ser concreto, conciso y objetivo), pero si no entendiste un punto no tienes que dudar en preguntar, para evadir interpretaciones mal hechas. Concéntrate en los puntos destacables, los datos tienen la posibilidad de desenfocarte.
  • Muchas ocasiones las reuniones tienen la posibilidad de ser muy largas y con numerosos competidores, por lo cual si necesitas grabar, hazlo, pero siempre con permiso.
  • Intenta transcribir lo verdaderamente próximamente viable mientras poseas la información fría en tu memoria y entregarla a los competidores para su revisión y rectificación, si es requisito.

Te dejamos unos cuantos formatos, para que consigas descargarlos de manera libre y gratuita y no olvides dejarnos un comentario si te sirvió o falto algo a este artículo.

Ejemplo de una Minuta

FECHA 25 de Abril de 2018 HORA INICIO 8:00am
LUGAR Sala de Juntas HORA FIN 9:00am
OBJETIVOS
Evaluación de la promoción del nuevo producto

ASISTENTES

NOMBRE PUESTO ASISTENCIA FIRMA
Marcos Llorente Jefe de Marketing Si
Roberto Carlos Diseñador Si
Maria gonzalez Publicista Si
Alvaro rodriguez Director General Si
Marta sofia Jefe de Ventas Si

ASUNTOS AGENDADOS

Creación y diseño de un producto novedoso y estudiar su viabilidad en el mercado actual. Tener la facilidad de venta de un producto estudiano el marketing digital

COMPROMISOS ASUMIDOS

TAREA RESPONSABLE FECHA DE ENTREGA
Evaluar los colores del logo Roberto Carlos 09 de Mayo de 2019
Diseñar estrategias de ventas Marta sofia 05 de Mayo de 2019
Formato de mercadeo Alvaro rodriguez 071de Mayo de 2019

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