Acta Administrativa. Qué Es, Estructura, Función Y Formato En Word

 

Haz un seguimiento de todas y cada una de las advertencias verbales y medidas disciplinarias por escrito en el instante en que se dan con un acta administrativa. Puede servirte de prueba cuando empleado desee tomar acciones contra la compañía para defenderse de un despido. Si bien documentar la comunicación verbal puede ser una labor bastante difícil, los detalles podrían resultar valiosos en el caso de una demanda por terminación injusta.

 

¿Qué es un acta administrativa?

Un acta administrativa es un documento que se escribe con el objetivo de hacer constar que un empleado o bien conjunto de empleados ha incurrido en hechos que van contra las normativas de la compañía. En esta se registran los sucesos, la data, la hora, el nombre del empleado y el cargo, y el nombre de cualquiera que va a recibir una imitación de la nota, entre otras muchas cosas.

¿Cuál es la estructura de un acta administrativa?

Como se trata de una carta oficial, debes ajustarte esmeradamente a ciertas reglas de formato para asegurar que la información se presente de forma clara y profesional. Tu carta generalmente debe continuar la próxima estructura:

  1. Nombre de la empresa: empieza el documento con el nombre de la compañía donde trabaja el empleado al que se le va a efectuar la amonestación.
  2. Dirección de la compañía: debe ir en el rincón izquierda de la página (o bien en el rincón derecha, en dependencia de las reglas establecidas por la compañía donde se provocaron los hechos).
  3. Nombre del destinatario: tras la dirección de la compañía se debe dejar una línea en blanco para entonces poner el nombre del receptor (el empleado en un caso así).
  4. Dirección del receptor: debe aparecer en unas pocas líneas bajo la dirección del expedidor, alineada a la izquierda del documento.
  5. Fecha: Incluye la data oficial de la carta unas líneas bajo la dirección del receptor.
  6. Línea de tema: el asunto de tu carta ha de ser claro y al grano. Por poner un ejemplo, debería decir algo como ‘Carta de advertencia para “el nombre del empleado”, seguido del motivo de la regañina.
  7. Saludo: si bien las letras estándar prosiguen a un saludo formal (por ejemplo: ‘Estimado Sr. Smith’), mientras que le escribes a un empleado con el que charlas diariamente, es admisible que te dirijas él por su nombre (por servirnos de un ejemplo, “Estimado Jane”).
  8. Párrafo inicial: en el parágrafo inicial, debes ir de manera directa al punto de la carta (no debes dar muchos giros para dar la información). Es preciso que menciones y expliques el inconveniente y la razón por la cual se emite la carta de forma clara y minuciosa. Los detalles concretos asimismo deben incluirse en la primera oración; por servirnos de un ejemplo, si el acontecimiento ocurrió en un día concreto, o bien si prosigue una advertencia verbal que se hizo, asegúrate de fecharlo.
  9. Cuerpo: en el segundo parágrafo, explica la acción que se requiere para corregir el inconveniente. Por poner un ejemplo, si vas a incorporar un esquema de adiestramiento correccional, cuenta los detalles concretos, así como el marco de tiempo que se va a dar para prosperar.
  10. Párrafo final: el tercer parágrafo debe contener qué acción disciplinaria se debe continuar. Por poner un ejemplo, si el próximo paso es la terminación del empleo, debes escribirlo meridianamente en esta sección. Esto es esencial puesto que resguarda al negocio contra cualquier disputa legal, asegurando que se le dio al empleado suficiente tiempo para prosperar su comportamiento.
  11. Cierre: debes cerrar tu carta con una nota positiva, puesto que eso prueba que aún piensas que hay tiempo a fin de que el empleado mejore su actitud. Por poner un ejemplo, podrías detallar que aún consideras que es un “activo valioso para la organización”.
  12. Tu nombre y firma: como precisarás una copia escrita de esta carta, opta por una firma manuscrita. Asimismo vas a deber dejar espacio para la firma del empleado al pie de la carta.

¿A fin de que se utiliza el acta administrativa?

Un acta administrativa puede ser útil para hacer que un empleado se dé cuenta de la gravedad de su comportamiento. Asimismo puede administrar protección legal contra una demanda por terminación injusta, en el caso de que la situación se intensifique.

Al escribir una nota de advertencia o bien acta administrativa, se documenta el percance en detalle y se consiguen las firmas convenientes. Ten cuidado con el tono que utilizas y entiende tus auténticos motivos para escribir el memo. Si tu objetivo es asistir a un empleado a regresar a la normalidad, una advertencia escrita redactada con solidez es una herramienta genial.

¿Cuál es la función del acta administrativa?

Un acta administrativa, la mayor parte de las veces se hace con el objetivo de conseguir que un empleado cambie su actitud en el entorno laboral (mejore su desempeño, deje de cometer faltas de asistencia, no actúe de forma despreciativa o bien beligerante con sus compañeros o bien clientes del servicio, entre otras muchas cosas).

Sin embargo, asimismo puede administrar protección legal contra una demanda por terminación injusta. En verdad, existen algunos jefes que las hacen cuando hay un empleado que comete faltas seguidamente sin atender sugerencias de los superiores. Esto para conseguir que el despido se pueda efectuar de forma justificada, sin aguardar polémicas de una parte del empleado.

 

Aunque las advertencias verbales son una de las primeras líneas de defensa para reducir el mal comportamiento, los empleadores deben sostener la opción de advertencia escrita en su bolsillo trasero en el caso de que se requiera un enfoque más severo. Esto es particularmente recomendable cuando hay un empleado muy prepotente.

¿Quién puede emplearla?

El acta administrativa puede ser empleada por cualquier supervisor o bien jefe inmediato que considere que las acciones de un empleado han de ser registradas por escrito a fin de que sean una prueba tangible, por si acaso se provocan futuras demandas. En ocasiones, el comportamiento del empleado es tan inadecuado que se debe producir una advertencia formal por escrito que explique las esperanzas y describa las consecuencias a fin de que este pueda atender los llamados.

Un acta administrativa no es más que lo que todos conocemos como amonestación escrita al empleado. Exactamente la misma sirve para registrar hechos que vayan contra las normativas de una compañía o bien atenten contra la integridad y el prestigio de exactamente la misma. Esta es considerablemente más valida que un llamado de atención oral, puesto que es una prueba tangible en el caso de demanda por despido improcedente.

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