Acta Administrativa. Qué Es, Estructura, Función Y Formato En Word

 

Haz un seguimiento de todas y cada una de las advertencias verbales y medidas disciplinarias por escrito en el instante en que se dan con un acta administrativa. Puede servirte de prueba cuando empleado desee tomar acciones contra la compa√Ī√≠a para defenderse de un despido. Si bien documentar la comunicaci√≥n verbal puede ser una labor bastante dif√≠cil, los detalles podr√≠an resultar valiosos en el caso de una demanda por terminaci√≥n injusta.

 

¬ŅQu√© es un acta administrativa?

Un acta administrativa es un documento que se escribe con el objetivo de hacer constar que un empleado o bien conjunto de empleados ha incurrido en hechos que van contra las normativas de la compa√Ī√≠a. En esta se registran los sucesos, la data, la hora, el nombre del empleado y el cargo, y el nombre de cualquiera que va a recibir una imitaci√≥n de la nota, entre otras muchas cosas.

¬ŅCu√°l es la estructura de un acta administrativa?

Como se trata de una carta oficial, debes ajustarte esmeradamente a ciertas reglas de formato para asegurar que la información se presente de forma clara y profesional. Tu carta generalmente debe continuar la próxima estructura:

  1. Nombre de la empresa: empieza el documento con el nombre de la compa√Ī√≠a donde trabaja el empleado al que se le va a efectuar la amonestaci√≥n.
  2. Direcci√≥n de la compa√Ī√≠a: debe ir en el rinc√≥n izquierda de la p√°gina (o bien en el rinc√≥n derecha, en dependencia de las reglas establecidas por la compa√Ī√≠a donde se provocaron los hechos).
  3. Nombre del destinatario: tras la direcci√≥n de la compa√Ī√≠a se debe dejar una l√≠nea en blanco para entonces poner el nombre del receptor (el empleado en un caso as√≠).
  4. Dirección del receptor: debe aparecer en unas pocas líneas bajo la dirección del expedidor, alineada a la izquierda del documento.
  5. Fecha: Incluye la data oficial de la carta unas líneas bajo la dirección del receptor.
  6. L√≠nea de tema: el asunto de tu carta ha de ser claro y al grano. Por poner un ejemplo, deber√≠a decir algo como ‚ÄėCarta de advertencia para ‚Äúel nombre del empleado‚ÄĚ, seguido del motivo de la rega√Īina.
  7. Saludo: si bien las letras est√°ndar prosiguen a un saludo formal (por ejemplo: ‚ÄėEstimado Sr. Smith‚Äô), mientras que le escribes a un empleado con el que charlas diariamente, es admisible que te dirijas √©l por su nombre (por servirnos de un ejemplo, ‚ÄúEstimado Jane‚ÄĚ).
  8. P√°rrafo inicial: en el par√°grafo inicial, debes ir de manera directa al punto de la carta (no debes dar muchos giros para dar la informaci√≥n). Es preciso que menciones y expliques el inconveniente y la raz√≥n por la cual se emite la carta de forma clara y minuciosa. Los detalles concretos asimismo deben incluirse en la primera oraci√≥n; por servirnos de un ejemplo, si el acontecimiento ocurri√≥ en un d√≠a concreto, o bien si prosigue una advertencia verbal que se hizo, aseg√ļrate de fecharlo.
  9. Cuerpo: en el segundo parágrafo, explica la acción que se requiere para corregir el inconveniente. Por poner un ejemplo, si vas a incorporar un esquema de adiestramiento correccional, cuenta los detalles concretos, así como el marco de tiempo que se va a dar para prosperar.
  10. Párrafo final: el tercer parágrafo debe contener qué acción disciplinaria se debe continuar. Por poner un ejemplo, si el próximo paso es la terminación del empleo, debes escribirlo meridianamente en esta sección. Esto es esencial puesto que resguarda al negocio contra cualquier disputa legal, asegurando que se le dio al empleado suficiente tiempo para prosperar su comportamiento.
  11. Cierre: debes cerrar tu carta con una nota positiva, puesto que eso prueba que a√ļn piensas que hay tiempo a fin de que el empleado mejore su actitud. Por poner un ejemplo, podr√≠as detallar que a√ļn consideras que es un ‚Äúactivo valioso para la organizaci√≥n‚ÄĚ.
  12. Tu nombre y firma: como precisar√°s una copia escrita de esta carta, opta por una firma manuscrita. Asimismo vas a deber dejar espacio para la firma del empleado al pie de la carta.

¬ŅA fin de que se utiliza el acta administrativa?

Un acta administrativa puede ser √ļtil para hacer que un empleado se d√© cuenta de la gravedad de su comportamiento. Asimismo puede administrar protecci√≥n legal contra una demanda por terminaci√≥n injusta, en el caso de que la situaci√≥n se intensifique.

Al escribir una nota de advertencia o bien acta administrativa, se documenta el percance en detalle y se consiguen las firmas convenientes. Ten cuidado con el tono que utilizas y entiende tus auténticos motivos para escribir el memo. Si tu objetivo es asistir a un empleado a regresar a la normalidad, una advertencia escrita redactada con solidez es una herramienta genial.

¬ŅCu√°l es la funci√≥n del acta administrativa?

Un acta administrativa, la mayor parte de las veces se hace con el objetivo de conseguir que un empleado cambie su actitud en el entorno laboral (mejore su desempe√Īo, deje de cometer faltas de asistencia, no act√ļe de forma despreciativa o bien beligerante con sus compa√Īeros o bien clientes del servicio, entre otras muchas cosas).

Sin embargo, asimismo puede administrar protección legal contra una demanda por terminación injusta. En verdad, existen algunos jefes que las hacen cuando hay un empleado que comete faltas seguidamente sin atender sugerencias de los superiores. Esto para conseguir que el despido se pueda efectuar de forma justificada, sin aguardar polémicas de una parte del empleado.

 

Aunque las advertencias verbales son una de las primeras líneas de defensa para reducir el mal comportamiento, los empleadores deben sostener la opción de advertencia escrita en su bolsillo trasero en el caso de que se requiera un enfoque más severo. Esto es particularmente recomendable cuando hay un empleado muy prepotente.

¬ŅQui√©n puede emplearla?

El acta administrativa puede ser empleada por cualquier supervisor o bien jefe inmediato que considere que las acciones de un empleado han de ser registradas por escrito a fin de que sean una prueba tangible, por si acaso se provocan futuras demandas. En ocasiones, el comportamiento del empleado es tan inadecuado que se debe producir una advertencia formal por escrito que explique las esperanzas y describa las consecuencias a fin de que este pueda atender los llamados.

Un acta administrativa no es m√°s que lo que todos conocemos como amonestaci√≥n escrita al empleado. Exactamente la misma sirve para registrar hechos que vayan contra las normativas de una compa√Ī√≠a o bien atenten contra la integridad y el prestigio de exactamente la misma. Esta es considerablemente m√°s valida que un llamado de atenci√≥n oral, puesto que es una prueba tangible en el caso de demanda por despido improcedente.

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